Fakturering till Specialfastigheter

Specialfastigheter och dess dotterbolag förordar e-fakturor, eftersom det ger en effektivare, säkrare och miljövänligare hantering av leverantörsfakturor. Det är viktigt att du som leverantör följer våra riktlinjer avseende faktureringsanvisningar.

Lag om krav på e-faktura

2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med e-faktura.

Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Enligt lagen avser elektroniska fakturor sådana fakturor som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format. Det sistnämnda innebär att det ska vara möjligt att behandla fakturorna automatiskt och elektroniskt. En pdf-faktura lever inte upp till detta krav. Från och med den 1 april 2024 kan vi heller inte ta emot pappersfakturor.

Här kan du läsa mer om lagen om krav på e-faktura.

Specialfastigheters olika bolag

Specialfastigheter Sverige AB 556537-5945 (moderbolag)
Specialfastigheter Gärdet AB 556910-1370

Faktureringsanvisningar för e-faktura

Fakturaadress:
Företagsnamn (se ovan)
Box 632
581 07 Linköping

För att fakturaflödet ska fungera och du som leverantör ska få betalt i tid, bör samtliga fakturor till Specialfastigheter uppfylla nedanstående krav:

• Fakturan ska ställas ut till rätt bolag.
• Beställarreferens ska finnas med på era fakturor vilket ni får av den som beställt uppdraget. Det ska vara ett aktuellt beställningsnummer på sju siffror, ett anläggnings-ID (vid mediafakturor) eller alternativt för- och efternamn på den som beställt uppdraget.
• Observera att eventuella bilagor till fakturan inte får vara större än 50 MB styck (dvs per bilaga) för att vårt system ska kunna ta emot den. Är någon bilaga för stor så avvisas fakturan i sin helhet av systemet.
  

Rätt märkning av fakturan gör att Specialfastigheter vet vem som ska erhålla leverantörsfakturan, och som leverantör bör du alltid i första hand avkräva ett aktuellt beställningsnummer.

Beställarreferensfältet i XML-filen ska användas så att inläsning kan ske på rätt sätt. Här visar vi ett exempel på hur det kan se ut:
<cbc:AccountingCost>912</cbc:AccountingCost>
<cbc:BuyerReference>Elisabet Gudinge</cbc:BuyerReference>
<cac:OrderReference>
<cbc:ID>XXXXXXX</cbc:ID>
</cac:OrderReference>

Skicka via fakturaväxel/VAN-tjänst

För att kunna skicka elektroniska fakturor till Specialfastigheter behöver du vara ansluten till en VAN-leverantör (fakturaväxel).

Specialfastigheters uppgifter:

E-faktura via Fakturaportalen

Företag som inte kan skicka e-faktura från sitt ekonomisystem kan använda sig av Faktura­portalen. Gå in på https://web.fakturaportalen.se och välj "Bli medlem". Fakturerings­anvisningar kommer upp med automatik när du valt Specialfastigheter som mottagare.