Uppförandekod för leverantörer

Ett ansvarsfullt företagande

Specialfastigheters uppförandekod gäller för alla våra leverantörer. Genom att acceptera
uppförandekoden, eller avtal där uppförandekoden är bilagd, åtar sig Leverantören att arbeta
proaktivt för att möta Specialfastigheters krav inom sin egen verksamhet och för alla underleverantörer i vår gemensamma leverantörskedja. Vi tror att ett aktivt och förtroendefullt
samarbete mellan oss och våra leverantörer, utvecklar våra gemensamma affärer samt
främjar arbetet med ansvarsfullt företagande. Vi förväntar oss därför transparens och öppen dialog samt att Leverantören ställer liknande krav i avtal samt använder hållbara och ansvarsfulla inköpsmetoder. Uppförandekoden bygger på FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, Barnkonventionen, FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter, FN:s Global Compact, OECD:s riktlinjer för multinationella företag och ILO:s 10 kärnkonventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt Rio-deklarationen och Agenda 2030.

Lagar och förordningar

Leverantören ska följa gällande lagar, förordningar och standarder i de länder där de
bedriver sin verksamhet. Allt arbete måste utföras under erkända kontraktuella former,
godkända enligt tillämpbar lag. Leverantören ska ha nödvändiga tillstånd, licenser,
registreringar och försäkringar för att bedriva sin verksamhet.

Affärsetik

Verksamheten ska bedrivas enligt god affärssed, följa gällande konkurrenslagstiftning och
hålla en hög etisk standard. Ingen form av korruption, givande eller tagande av muta,
otillåten konkurrensbegränsning, penningtvätt eller annan ekonomisk brottslighet accepteras.
Med korruption avses att ge och ta emot muta, trolöshet mot huvudman samt utnyttjande av
sin ställning för egen eller annans vinning med syfte att uppnå otillbörliga fördelar. Med en
muta avses betalning eller annan förmån som kan förväntas påverka hur en person utför sitt
uppdrag. För att en förmån ska betraktas som muta krävs inte att den tas emot, det räcker att
den erbjuds. Alla former av mutor och annan korruption är olagligt och oetiskt samt har en
skadlig inverkan på samhället. Specialfastigheter och Leverantören arbetar aktivt med att
förebygga, upptäcka och rapportera korruption och låter inte privata intressen påverka våra
beslut. Du som Leverantör ska ha etablerade processer som förebygger, upptäcker och
hanterar korruption och mutor.

Intressekonflikter och jäv accepteras inte. Leverantören åtar sig att informera
Specialfastigheter om det i samband med ett inköp finns någon form av närståenderelation
(släktskap, personlig vänskap etc.) mellan den som ansvarar för inköpet från Specialfastigheters sida och företrädare för Leverantören som är inblandad i inköpsprocessen.

Du som Leverantör ska respektera konkurrens och fria marknader. Du som Leverantör får
inte använda dig av olovliga metoder eller marknadsfientliga överenskommelser med
konkurrenter

Informationssäkerhet

Alla leverantörer förväntas ha en hög säkerhetsmedvetenhet i sitt agerande och hantering av
information. Leverantören ska ha rutiner och processer för informationssäkerhet samt följa
Specialfastigheters riktlinjer och instruktioner inom området. Informationen delges aldrig till
obehöriga. Alla som får tillgång till konfidentiell information ska skriva under
Specialfastigheters ”Sekretess- och åtkomstförbindelse”. Information som har erhållits av
Specialfastigheter eller information som rör vår eller våra kunders verksamhet får enbart
användas för det ändamål den är avsedd och i enlighet med ingångna sekretessavtal.

Sociala frågor

Ingen form av tvångsarbete eller arbete kopplat till någon form av bestraffning är tillåtet. Alla
anställda ska ha ett skriftligt anställningskontrakt på ett språk som de förstår. Anställning ska
ske på frivillig basis och det ska vara frivilligt att påbörja och avsluta anställning. Den
anställda ska inte behöva pantsätta tillhörigheter eller identitetshandlingar alternativt betala
för att få ingå anställning.

Vi accepterar inte barnarbete. Leverantören får inte delta i eller dra nytta av barnarbete på
något sätt. Saknas lokal lag mot barnarbete får ingen anställas som är under 15 år.
Ungdomar mellan 15 och 18 år får arbeta med icke-farliga arbetsmoment, under förutsättning
att de uppnått legal ålder för att arbeta och har fullgjort nationell skolplikt.
Alla anställda har rätt till lagstadgad ledighet inklusive sjuk- och föräldraledighet. Arbetstid,
inklusive övertid, ska vara inom legala gränser eller vad som regleras i kollektivavtal. Övertid
ska vara frivillig och den som nekar eller inte kan arbeta övertid ska inte straffas eller utsättas
för repressalier. Alla anställda har rätt till minst en hel vilodag per vecka.

Lön ska utbetalas regelbundet, direkt till den anställde, på utsatt tid och till fullo. Lön,
förmåner och ersättning för övertid ska vara rättvisa och skäliga, och motsvara levnadslön.
Löneavdrag får inte användas som disciplinär åtgärd eller bestraffning.
Alla anställda har rätt till fackföreningsfrihet och rätt att delta i kollektiva förhandlingar utan
risk för vedergällning, hot eller ofredande. I länder där fackföreningsfriheten är inskränkt ska
Leverantören sträva efter en arbetsmiljö där företagsledning och anställda kan diskutera
arbetsrelaterade frågor på ett konstruktivt sätt.

Vi accepterar inte diskriminering oavsett grund. Trakasserier, mobbning eller annan
kränkande fysisk eller verbal behandling får inte förekomma. Leverantören ska aktivt
förebygga diskriminering, trakasserier och annan kränkande särbehandling i verksamheten
och aktivt jobba för inkludering och jämlikhet. Arbetsmiljön ska vara fri från övergrepp,
trakasserier och hot.

Arbetsplatsen ska vara planerad och utformad så att arbetsmiljön är säker och hälsosam att
vistas i. Leverantören ska arbeta systematiskt och förebyggande för att ständigt förbättra
arbetsmiljö och hälsa. Alla anställda och underleverantörer ska regelbundet utbildas i säker
arbetsmiljö och relevant information ska finnas lättillgänglig på ett språk som den anställde
och underleverantörer förstår till fullo.

Miljöfrågor

Leverantören ska jobba aktivt med miljö- och klimatfrågor. Ett systematiskt arbete ska
bedrivas för att identifiera, analysera och hantera miljö- och klimatpåverkan och kostnaden
för produkter och tjänster genom hela livscykeln. Leverantören ska arbeta aktivt för att
minska sina egna klimatutsläpp och de klimatutsläpp som uppstår i uppdrag för
Specialfastigheter.

FN:s Kunming – Montréal-ramverk är vägledande för att minimera påverkan på den
biologiska mångfalden. Försiktighetsprincipen ska tillämpas för att begränsa skada på miljö
och hälsa. Användningen av energi, vatten och andra råvaror ska effektiviseras och
användning av ämnen som är skadliga för människor och miljö ska minimeras. Avfall ska
hanteras enligt avfallshierarkin och, i synnerhet farligt avfall, ska hanteras ansvarsfullt och i
linje med Specialfastigheters styrande dokument såväl som lokala föreskrifter

Efterlevnad av ansvarskoden

Uppförandekoden gäller alla Specialfastigheters leverantörer, som ska säkerställa att
innehållet i uppförandekoden återspeglas i Leverantörens processer, dagliga arbete och
leverantörskedja. Leverantören ska erbjuda anställda och underleverantörer ett sätt att
rapportera missförhållanden och avvikelse mot denna uppförandekod. För att verifiera att
Leverantören följer uppförandekoden ska Specialfastigheter, eller tredje part, ges möjlighet
att genomföra revisioner på de arbetsplatser där tjänster utförs eller varor produceras. Till
uppförandekoden finns en självutvärdering som ska besvaras om Specialfastigheter så
efterfrågar. Detta för att styrka efterlevnad av uppförandekoden.

Om brister eller avsteg mot uppförandekoden uppmärksammas eller misstänks ska
Leverantören informera Specialfastigheter på inkop@specialfastigheter.se och uppföra en
handlingsplan för att åtgärda bristerna så snart som möjligt. Handlingsplanen ska godkännas
av Specialfastigheter. Om handlingsplan inte uppförs inom tid bestämd av Specialfastigheter,
bristerna inte åtgärdas eller brister uppmärksammas upprepade gånger har Specialfastigheter rätt att vidta åtgärder, utdela vite eller avsluta affärssamarbetet enligt
avtalsvillkoren.

Vid motsägelsefulla krav i lag, uppförandekod eller avtal gäller de skarpaste kraven. Om
Specialfastigheters agerande begränsar möjligheten att efterleva uppförandekoden belastas
inte Leverantören för eventuella avvikelser eller brister.

Visselblåsarsystem

Specialfastigheter har ett visselblåsarsystem för att skapa möjlighet att påtala oegentligheter.
Leverantören ska informera arbetare och andra berörda parter om visselblåsarsystemets
existens. Om leverantören eller annan intressent i leverantörskedjan anser att villkoren i
uppförandekoden inte efterlevs uppmuntras oegentligheterna rapporteras till
visselblåsarsystemet. Det är möjligt att vara anonym vid rapportering i systemet.
Du kan läsa mer om visselblåsarsystemet här.