Begränsning av information i fakturor
För att säkerställa efterlevnad av Specialfastigheters informationssäkerhetskrav samt för att säkerställa att endast nödvändig information hanteras i våra ekonomiprocesser gäller tydliga begränsningar för vilken information du som leverantör får inkludera i leverantörsfakturor (inklusive bilagor) som skickas till Specialfastigheter.
Endast uppgifter som behövs för fakturering, betalning och administration får förekomma. Information av skyddsvärd karaktär ska inte ingå i fakturor och får inte skickas till Specialfastigheter genom dessa kanaler. Informationen som inte får förekomma är förknippad med Specialfastigheters mediaförsörjning och byggdisciplin såsom el, värme, kyla, vatten, avlopp och ventilation men kan även vara förknippad med skyddsprodukter, SCADA/BMS och alternativ elförsörjning, exempelvis UPS och reservkraft. Oberoende av fastighetssäkerhetsnivå för dessa områden får det inte förekomma:
- Detaljerade beskrivningar om produkter (exempelvis verksamhet som produkten betjänar, så som vilken lokal/del av fastigheten som förses med reservkraft).
- Information om hur produkten är monterad i fastigheten.
- Information som beskriver vilken placering produkten har i en fastighet (exempelvis rumsnummer och våning/plan).
Hanteringsreglerna gäller för samtliga leverantörer som fakturerar Specialfastigheter. Om det uppkommer situationer där ovanstående information ändå bedöms behöva hanteras, ska du som leverantör direkt vända dig till din utsedda kontaktperson på Specialfastigheter för vidare instruktioner.
Du som leverantör ansvarar för att hanteringsreglerna efterlevs och för att fakturor endast innehåller den information som är nödvändig för fakturering och betalning.