Inköpare

Marie berättar om rollen som inköpare

Efter några år som glassförsäljare började Marie studera affärsjuridik på universitetet. Därefter jobbade hon som bland annat bolagsjurist, behandlingsassistent och som upphandlare. Att inköp är en prioriterad fråga hos Specialfastigheter blev avgörande för att hon började arbeta som inköpare här 2008.

Vad var det som lockade med Specialfastigheter och arbetsområdet Inköp?

När jag pluggade affärsjuridik var avtalsrätt och upphandlingsrätt mina favoritområden. Jag har alltid strävat efter rättvisa och att saker och ting ska gå rätt till. Det är viktigt att göra ett bra förarbete och att kunna använda juridiken för att styra upp processer innan man gör något istället för att hamna i konflikt och behöva reda upp tvister efteråt. Efter utbildningen jobbade jag som bolagsjurist och faktiskt även en sväng som behandlingsassistent på ungdomshemmet Folåsa (som Specialfastigheter äger) och som upphandlare på Kriminalvården. Det som gjorde att jag fick upp ögonen för just Specialfastigheter var att jag fick veta att inköp är ett prioriterat område och ledningsgruppsfråga här, vilket är viktigt för mig. Här är inköparen inte bara nån som beställer från ramavtal utan så mycket mer!

Hur ser en vanlig dag på jobbet ut för dig?

Jag har bland annat kontakt med medarbetare och leverantörer, tar fram underlag till upphandlingar och avtal, registrerar nya leverantörer och gör behovs- och marknadsanalyser. Jag hjälper till att göra våra avtal och beställningar tydliga så att alla inblandade är överens om vad som beställts. Dessutom genomför jag avtalsgenomgångar, vilket innebär att man efter att en upphandling blivit tilldelad går igenom avtalet med leverantör och projektledare. I mångt och mycket är min roll en servicefunktion som ska underlätta och hjälpa organisationen att beställa på rätt sätt samt styra så beslut och riktlinjer följs och att leverantörerna ser att Specialfastigheter är en beställare. Våra medarbetare med behov av tjänster, produkter och byggentreprenader ska inte behöva uppfinna hjulet på nytt vid varje avtal eller beställning!

Hur påverkar våra säkerhetskrav ditt jobb, och vad är speciellt med inköp gällande just säkerhetsfastigheter?

Jag måste hela tiden vara noggrann och ta reda på vilken säkerhetsnivå som gäller i respektive fall. Det är en förutsättning som alltid finns med i bilden. Men som jurist har man ändå alltid det ”grundtänket”. Att kunna hålla saker hemligt ingår i rollen. Våra höga krav är ju inte utan grund – det finns alltid en god anledning till kraven och det triggar rätt leverantörer att lämna anbud. Vi får kontakt med seriösa företag som vill leverera bra produkter och tjänster, vilket är positivt. Men inför varje projekt ser vi också över kraven – är det rimligt i just det här fallet att ha högsta kravnivån eller kan vi sänka i detta fall?

Oavsett vad vi köper in lyder vi alltid under LOU men eftersom vi tänkt igenom inköpsprocessen noggrant har vi blivit en proffsig beställare och strävar alltid efter att ha en schysst, bra relation till leverantörerna. LOU innebär en del nackdelar men också många fördelar. Vi är väl förberedda och har verkligen analyserat vårt behov när vi väl köper in nåt. Det gör mitt jobb både mer utmanande och intressantare. Vi ska vara trygga och proffsiga att ha och göra med. Kvalitet, miljö, långsiktighet och vad som är bra för våra ägare och intressenter ska vävas in i allt vi gör!

Vad gör det roligt att gå till jobbet?

När man får till det bra! Beställarna har vanligtvis en tydlig bild av vad de vill men kan ha svårt att formulera det som är självklart för dem. Då gäller det att ställa rätt frågor. När jag känner att jag träffat rätt i underlaget och en lämplig leverantör som passar uppdraget lämnar anbud och jag sedan kan matcha ihop parterna – då känns det riktigt bra. En annan sak som gör det roligt är engagemanget från både medarbetare och leverantörer som vill det lilla extra och brinner för det de gör.

Idag har dessutom medarbetarna en stor förståelse för att vi på Inköpsavdelningen finns här för att stötta organisationen. De ser att vi kan hjälpa till med mycket, vi ”släpps in” tidigare i processen och har större resurser. Även i samhället i stort blir inköp en allt viktigare fråga. Behovet av våra tjänster ökar och vi är numera en naturlig del av ”siffrorna på sista raden”. Vi höjer kvaliteten och effektiviteten samtidigt som vi minskar arbetsbelastningen för våra kollegor.

Hur ser du på din framtid i företaget?

Jag började här 2008 och det har varit en ständig utveckling på företaget. Vi blir bättre och effektivare hela tiden. Min egen roll kommer antagligen också att förändras en hel del framöver – jag vill till exempel gärna jobba ännu mer proaktivt med leverantörerna och bli mer av strategisk partner. Jag känner mig nyfiken på framtiden!