Behandling av leverantörers personuppgifter

Specialfastigheter ska vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att skyddet för den personliga integriteten är starkt inom företaget när leverantörer anlitas. Med personuppgifter menas namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, och annan information som på något sätt kan härledas till en enskild levande individ.

Vi har därför en riktlinje som i enlighet med Europeiska Dataskyddsförordningen och Dataskyddslagen fastställer hur personuppgifter ska hanteras och skyddas. De principer vi arbetar efter är att:

• Uppgifterna ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt
• Uppgifterna ska enbart insamlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål
• Enbart uppgifter som är relevanta och nödvändiga för ändamålet samlas in
• Uppgifterna ska vara korrekta och uppdaterade
• Uppgifterna ska enbart förvaras så länge som är nödvändigt för ändamålet eller som krävs enligt lag, eller annat berättigat ändamål
• Behandling av uppgifterna får enbart göras om det kan säkerställas att behandlingen sker på ett säkert sätt
• Personuppgiftsansvarige (Specialfastigheter Sverige AB) ska ansvara för och kunna redogöra för att ovanstående punkter efterlevs

Vilka personuppgifter samlar vi in och för vilket syfte?

Vi samlar in personuppgifter som du skickar till oss när du blir leverantör till oss. Det kan även förekomma att vi blir delgivna dina personuppgifter via din kontaktperson på Specialfastigheter eller din egen arbetsgivare. De personuppgifter som vi samlar in kan till exempel omfatta namn, adress, telefonnummer, e-postadress, befattning och geografiskt område.

Vi kan använda dina personuppgifter för följande ändamål:

• förfrågningar och avtalsfrågor, detta gör vi på grundval av vårt berättigade intresse att administrera samarbete med dig och din organisation kring utförandet av våra tjänster. Vårt berättigade intresse av att utföra detta väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade.
• distribution av beställningar, detta gör vi på grundval av vårt berättigade intresse att administrera och samarbete med dig och din organisation kring utförandet av våra tjänster. Vårt berättigade intresse av att utföra detta väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade.
• kontakter vid beställningar, detta gör vi på grundval av vårt berättigade intresse att administrera och samarbete med dig och din organisation kring utförandet av våra tjänster. Vårt berättigade intresse av att utföra detta väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade.
• revision och självskattning, detta gör vi på grundval av vårt berättigade intresse att utvärdera och kontrollera våra leverantörer och de leveranser vi får. Vårt berättigade intresse av att utföra detta väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade.
• arbete i projekt, detta gör vi på grundval av vårt berättigade intresse att administrera samarbete med dig och din organisation kring utförandet av våra tjänster. Vårt berättigade intresse av att utföra detta väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade.
  

Vi sparar personuppgifterna för ovanstående ändamål i tio år från att arbetet utfördes. Detta
gör vi kopplat till preskriptionsfrister enligt preskriptionslagen (1981:130). Därefter raderas
dina personuppgifter.

Vem har tillgång till personuppgifterna och vart vidarebefordras de?

Dina uppgifter delas inom Specialfastigheter Sverige AB och kan hanteras av tredje part. Tredje part kan vara exempelvis Specialfastigheters kunder eller bolag som är involverade i drift och underhåll av våra IT-system.

De leverantörer som får del av dina personuppgifter för vår räkning ska ha undertecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal som garanterar att de följer lagkrav och instruktioner tillhandahållna av Specialfastigheter Sverige AB om hur uppgifterna ska hanteras.

Vi varken vidarebefordrar, säljer eller byter dina personuppgifter för marknadsföringsändamål till tredje part.

Specialfastigheter kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part, såsom exempelvis till polis eller annan myndighet, i samband med utredning av brott eller om Specialfastigheter på annat sätt är skyldigt att lämna ut uppgifterna enligt lagstadgade krav eller myndighetsbeslut.

Hur lagras och skyddas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter sparas i vårt inköpssystem och rensas regelbundet från inaktuella uppgifter eller uppgifter som inte längre behövs för att vi ska kunna uppfylla våra åtaganden mot dig. De uppgifter som vi samlar in om dig lagras i Sverige.

Specialfastigheter har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter från förlust, manipulation och obehörig åtkomst. För att uppnå ett fullgott integritetsskydd ska Specialfastigheter inte bara se till att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik. Det är minst lika viktigt att kontinuerligt arbeta med frågor som medvetenhet, utbildning och organisation. Vi har ett ledningssystem för informationssäkerhet, LIS, och är certifierade enligt ISO 27001:2013.

Dina rättigheter

Som leverantör till Specialfastigheter har du rätt att när som helst:

• begära information om de personuppgifter Specialfastigheter har om dig samt ett utdrag av personuppgifterna i digitalt format
• begära information om hur Specialfastigheter samlar in, behandlar, lagrar, vidarebefordrar och skyddar dina personuppgifter samt syftet med och laglig grund för insamlingen
• begära rättelse eller radering av dina personuppgifter (såvida det inte finns lagstadgat
  krav på lagring av personuppgifterna, såsom exempelvis bokföringsregler, eller annat
  legitimt skäl för lagring)
• begära att vi begränsar vår personuppgiftsbehandling under vissa omständigheter
• invända mot vår personuppgiftsbehandling om den sker på grundval av våra
  berättigade intressen. Om vi då inte kan visa att våra berättigade intressen är
  tvingande i förhållande till ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade
  ska vi upphöra med personuppgiftsbehandlingen
• lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (fd Datainspektionen)
  

Vem kontaktar du vid frågor och vem är personuppgiftsansvarig?

För frågor kring exempelvis behandling av dina personuppgifter, korrigering eller klagomål kan du vända dig till:

E-post: dataskyddsansvarig@specialfastigheter.se
Telefonnummer: 010-788 62 00
Postadress: Box 632, 581 07 Linköping
Märk gärna kuvertet med ”Dataskyddsansvarig”

Specialfastigheter Sverige AB med organisationsnummer 556537-5945 är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du även vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (fd Datainspektionen).