Startsidan
Behandling av kunders personuppgifter

Behandling av kunders personuppgifter

Specialfastigheter ska vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att skyddet för den personliga integriteten är starkt inom företaget när leverantörer anlitas. Med personuppgifter menas namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, och annan information som på något sätt kan härledas till en enskild levande individ.

Vi har därför en riktlinje som i enlighet med den Europeiska Dataskyddsförordningen och Dataskyddslagen fastställer hur personuppgifter ska hanteras och skyddas. De principer vi arbetar efter är att:

  • Uppgifterna ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt
  • Uppgifterna ska enbart insamlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål
  • Enbart uppgifter som är relevanta och nödvändiga för ändamålet samlas in
  • Uppgifterna ska vara korrekta och uppdaterade
  • Uppgifterna ska enbart förvaras så länge som är nödvändigt för ändamålet eller som krävs enligt lag, eller annat berättigat ändamål
  • Behandling av uppgifterna får enbart göras om det kan säkerställas att behandlingen sker på ett säkert sätt
  • Personuppgiftsansvarige (Specialfastigheter Sverige AB) ska ansvara för och kunna redogöra för att ovanstående punkter efterlevs

Vilka personuppgifter samlar vi in och för vilket syfte?

Vi samlar in personuppgifter som du skickar till oss när du blir kund till Specialfastigheter eller när du ber att få registrera dig som serviceanmälare i vår Kundportal.

Det kan även förekomma att vi blir delgivna dina personuppgifter via din kontaktperson på Specialfastigheter eller din egen arbetsgivare. De personuppgifter som vi samlar in kan till exempel omfatta namn, adress, telefonnummer, e-postadress, befattning, vilken kund och fastighet du är kopplad till, om du ska göra serviceanmälningar eller om du är respondent på vår kundundersökning.

Vi kan använda dina personuppgifter för följande ändamål:

  • för att skapa och hantera ditt personliga konto till vår Kundportal
  • för att kommunicera och hålla dig uppdaterad när du har skapat en serviceanmälan i vår Kundportal
  • för att skicka vår kundundersökning (NKI) till dig
  • för att skicka vår årsredovisning till dig
  • för att skicka inbjudan till vår årsstämma
  • för att skicka sommar- och julhälsning till dig

Vi sparar dina uppgifter enbart så länge som det krävs för att uppfylla ovanstående ändamål eller så länge som vi enligt lag är skyldiga att göra detta. Därefter raderas dina personuppgifter.

Vem har tillgång till personuppgifterna och vart vidarebefordras de?

Dina uppgifter delas inom Specialfastigheter Sverige AB och kan hanteras av tredje part för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig. Tredje part kan exempelvis vara bolag som är involverade i drift och underhåll av våra IT-system, bolag som hanterar vår kundundersökning eller årsstämma.

De leverantörer som får del av dina personuppgifter för vår räkning ska ha undertecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal som garanterar att de följer lagkrav och instruktioner tillhandahållna av Specialfastigheter Sverige AB om hur uppgifterna ska hanteras.

Vi varken vidarebefordrar, säljer eller byter dina personuppgifter för marknadsföringsändamål till tredje part.

Specialfastigheter kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part, såsom exempelvis till polis eller annan myndighet, i samband med utredning av brott eller om Specialfastigheter på annat sätt är skyldigt att lämna ut uppgifterna enligt lagstadgade krav eller myndighetsbeslut.

Hur lagras och skyddas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter sparas i vårt fastighet- och ärendehanteringssystem och rensas regelbundet från inaktuella uppgifter eller uppgifter som inte längre behövs för att vi ska kunna uppfylla våra åtaganden mot dig som kund. De uppgifter som vi samlar in om dig lagras i Sverige.

Specialfastigheter har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter från förlust, manipulation och obehörig åtkomst. För att uppnå ett fullgott integritetsskydd ska Specialfastigheter inte bara se till att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik. Det är minst lika viktigt att kontinuerligt arbeta med frågor som medvetenhet, utbildning och organisation. Vi har ett ledningssystem för informationssäkerhet, LIS, och är certifierade enligt ISO 27001:2013.

Dina rättigheter

Som leverantör till Specialfastigheter har du rätt att när som helst:

  • begära information om de personuppgifter Specialfastigheter har om dig samt ett utdrag av personuppgifterna i digitalt format
  • begära information om hur Specialfastigheter samlar in, behandlar, lagrar, vidarebefordrar och skyddar dina personuppgifter samt syftet med och laglig grund för insamlingen
  • begära rättelse eller radering av dina personuppgifter (såvida det inte finns lagstadgat krav på lagring av personuppgifterna, såsom exempelvis bokföringsregler, eller annat legitimt skäl för lagring)
  • lämna in klagomål till Datainspektionen och begära hjälp med rättslig prövning

Vem kontaktar du vid frågor och vem är personuppgiftsansvarig?

För frågor kring exempelvis behandling av dina personuppgifter, korrigering eller klagomål kan du vända dig till:

E-post: dataskyddsansvarig@specialfastigheter.se
Telefonnummer: 010-788 62 00
Postadress: Box 632, 581 07 Linköping
Märk gärna kuvertet med ”Dataskyddsansvarig”

Specialfastigheter Sverige AB med organisationsnummer 556537-5945 är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du även vända dig till Datainspektionen.

 

.